Ir al contenido de la web
Logotipo Ayuntamiento de Calvia

Tu Ayuntamiento

Logotipo Ayuntamiento de Calvia
Visita Calvia Ciudadania Calvia Conoce Calvia

Gestió documental i Arxiu municipal

Gestió documental i l'Arxiu Municipal de Calvià (AMCV) 

1. Política de gestió documental de l'Ajuntament de Calvià aprovada pel Ple

2. Quadre de classificació de l'Ajuntament de Calvià 

3.  Reglament oficial de l'Arxiu

L’Arxiu Municipal de Calvià (AMCV)

L’Arxiu Municipal de Calvià (AMCV) és el departament de l’Ajuntament de Calvià encarregat de la gestió, descripció, custòdia, valoració, preservació i difusió del volum documental generat al nostre municipi, des de la documentació dels fons històric fins els expedients tancats recentment (mínim 5 anys des que es tanqui). Depèn jeràrquicament de Secretaria i atén diàriament consultes de forma presencial o telemàtica, ja siguin externes o internes.

L’Arxiu realitza la funció d’arxiu central (rep transferències habitualment per part dels arxius de les àrees per així fer l’accés, valoració, selecció, eliminació o conservació definitiva) i històric (assegura la conservació i preservació digital de la documentació que no s’ha expurgat en processos anteriors). A més, l’AMCV dictamina criteris d’organització i gestió de la documentació creada des de les àrees per així assegurar-ne la seva integritat durant tot el cicle de vida dels documents en el Sistema de Gestió Documental de l’Ajuntament (SGD). Per tant, l’AMCV està en contacte directe tant amb els treballadors i treballadores de l’Ajuntament com amb la ciutadania.

L’objectiu a nivell intern és gestionar, millorar i assegurar totes les accions sobre els documents que gestiona l’Ajuntament, des que es genera un expedient fins que s’arxiva o s’elimina definitivament. En aquest aspecte, l’arxiu és l’encarregat de supervisar el compliment de mantenir un arxiu electrònic únic (que es desenvoluparà pròximament), per així complir amb la Llei 39/2015 de Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, a més de controlar el Sistema de Gestió Documental i el desenvolupament de les seves eines funcionals.

L’objectiu a nivell extern és difondre el patrimoni documental del municipi a la ciutadania i fer possible el seu accés de la manera més senzilla.

Procés de digitalització actual de l'arxiu municipal:

L’Arxiu Municipal de Calvià, que va iniciar un procés massiu de digitalització des de l’any 2013, ha digitalitzat l’any 2022 un conjunt d’expedients d’obra major (fins aproximament l’any 2005), expedients d’infraccions urbanístiques (fins aproximadament l’any 2009) i expedients d’activitats (expedients de canvis de titularitat fins l’any 2017 i expedients de llicències d’activitats fins l’any 2013).

Aquest procés de digitalització comès l’any 2022 ha sigut possible gràcies, en part, a la subvenció rebuda per part del Consell de Mallorca dins el programa Ajuts per a l’organització d’arxius municipals. Gràcies a aquesta subvenció l’Ajuntament ha rebut una quantia de 6.161,22€ (resolució BOIB núm. 112, de 25 d’agost de 2022), que ha servit per a seguir amb tot aquest procés de digitalització.

Cal recordar també que gràcies a aquests esforços per a facilitar la informació digitalitzada a la ciutadania i al propi personal de l’Ajuntament, l’Arxiu Municipal de Calvià ha pogut resoldre aquest any 2022 més de 1200 consultes externes i al voltant de 300 consultes internes. Tot això neix amb l’objectiu de proporcionar de manera telemàtica tota la informació que l’interessat pugui requerir, amb el propòsit també d’evitar desplaçament innecessaris i minimitzar el temps d’espera per a rebre qualsevol tipus de documentació.

Amb tot això, us informem que la informació digitalitzada actualment a l’arxiu municipal és:
- Expedients d’obra major: fins l’any 2005 aproximadament.
- Expedients d’activitats: fins l’any 2013.
- Expedients d’infraccions urbanístiques: fins l’any 2009.
- Plans generals fins l’actual.
- Expedients d’activitat de canvis de titularitat: fins l’any 2017.
- Expedients de parcel·lacions: fins l’any 2008.
- Part dels fons històric."

Funcions de l’AMCV a nivell intern

  • Supervisar i gestionar el sistema de gestió documental de l’Ajuntament.

  • Mantenir i supervisar el Quadre de classificació.

  • Vetllar pel compliment de les normes de gestió documental.

  • Supervisar l’esquema o el vocabulari de metadades de l’Ajuntament.

  • Garantir la interoperabilitat dels expedients i tenir com a referència l’Esquema Nacional d'Interoperabilitat (ENI) i l’Esquema Nacional de Seguretat (ENS).

  • Elaborar taules d’accés i seguretat tenint en compte la legislació actual.

  • Garantir l’autenticitat, integritat i conservació del document.

  • Formar als treballadors i treballadores de l’Ajuntament en aquestes qüestions.

  • Coordinar els criteris en matèria de gestió documental amb els responsables departamentals.

  • Identificar i valorar les diferents sèries documentals, per tal d’establir un calendari de conservació.

  • Dur el registre i control dels models i plantilles de documents elaborats per les unitats.

  • Vetllar per l’ús correcte de l’Arxiu físic i electrònic de l’Ajuntament.

  • Facilitar la transparència, la rendició de comptes i la publicitat activa de la documentació que custodia.

  • Formar-ne part, aixecar actes i donar suport a la Comissió de Gestió de la Informació de l’Ajuntament.

  • Coordinar i controlar les eliminacions de documentació.

Funcions de l’AMCV a nivell extern

  • Consulta i reproducció dels documents (excepte els que estan subjectes a restriccions legals), de forma presencial o a distància.

  • Orientació en la recerca i en la consulta.

  • Facilitar la transparència, la rendició de comptes a la ciutadania i la publicitat activa dels documents que custodia.

  • Informació documental i bibliografia de temes locals.

  • Assessorament sobre el tractament de la documentació.

  • Col·laboració en diferents activitats i visites.

  • Informació històrica.

Consultes i préstecs externs de documentació que custodia l’Arxiu Municipal
Qualsevol persona interessada major de 16 anys podrà consultar a l’Arxiu tots els documents originals i recursos d’informació que tingui siguin del interès. Prèviament s’haurà de demanar cita prèvia mitjançant el web de l’Ajuntament (https://citaprevia.encolate.es/calvia/reservation)

Si la informació que es sol·licita està en format digital es tindrà dues opcions:

  • Venir a l’arxiu a veure la documentació digitalitzada corresponent a una pantalla d’alta definició.

  • Rebre els expedients en línia previ pagament de les taxes corresponents. Si la informació requerida tingués dades personals serà necessària l’autorització de la persona afectada, titular o propietària.

Si la informació que es sol·licita encara no es troba digitalitzada, es podrà venir a l’arxiu, havent sol·licitat cita prèvia anteriorment. Si es vol una còpia d’algun expedient o documentació s’haurà d’abonar la taxa corresponent (si hi hagués dades personals sensibles s’haurà de dur l’autorització corresponent).

La persona interessada es podrà adreçar al personal de la sala de consulta per resoldre els dubtes sobre qualsevol dels fons conservats.

Taxes

  • Adquisició d’expedients en format digital: 15 euros per expedient. Si és un expedient d’urbanisme contindrà: part administrativa, memòria i plànols. Si es vol un expedient d’aquest tipus s’hauria de facilitar l’autorització de la persona propietària i les dades completes (nom, DNI/NIE i adreça) de la persona/empresa a la qual se li emeti l’autoliquidació. No s’admetrà el passaport.

  • Fotocòpies en paper: format Dina A4 i Dina A3 (0,15€ i 0,30€ respectivament), tant d'expedients en paper com digitalitzats, però sempre amb consulta presencial. Quan es tracti de plànols d'expedients no digitalitzats, una fotocòpia Dina A3 per plànol (no tot el plànols). També hi ha el mateixos requisits per a la seva adquisició.

  • Adquisició de plànols no digitalitzats: després de la seva consulta a l’Arxiu, es seleccionarà els plànols que es vol i es farà un registre general a l’Ajuntament. Tindrà un cost de 6€ per plànol (es digitalitzarà i s’enviarà per correu).

Consultes per part d’investigadors/es de documentació que custodia l’Arxiu Municipal
Si la persona interessada és un investigador/a –amb la suficient acreditació- podrà demanar cita directament per telèfon o via email i no serà necessari que vingui els dies que hi ha cita prèvia.

Sortida d’expedients fora de l’Ajuntament
Només per mandat judicial o requeriment d’organismes amb facultats inspectores podran sortir expedients físics originals de les dependències de l’Ajuntament. En aquests casos, es realitzarà còpia compulsada íntegra de l’expedient sortint, tot indicant en la caràtula de l’expedient la seva condició de còpia.
Si cal remetre documentació original per qualsevol altre motiu no previst, la sortida dels expedients es realitzarà amb l’autorització expressa de la Secretaria i amb les mateixes condicions descrites en el paràgraf anterior.
La Secretaria també podrà autoritzar la sortida temporal d’expedients i documents per a exposicions o activitats culturals o científiques, prèvia sol·licitud per escrit i amb la formalització de la corresponent assegurança sobre la documentació.
Els expedients electrònics es remetran als organismes sol·licitants d’acord amb les instruccions que aquests estableixin. En cas necessari, la persona responsable de Gestió Documental i Arxiu assessorarà les unitats sobre la confecció d’índexs electrònics i altres actuacions per a la remissió d’expedients amb foliat electrònic.

Arxiu electrònic
L’Ajuntament de Calvià i l’Arxiu Municipal de Calvià ha licitat aquest any 2022 una solució d’arxiu electrònic, que va lligat amb el procés d’implantació de l’administració electrònica a l’Ajuntament (posada en marxa de la nova Seu Electrònica i el nou tramitador d’expedients). En aquest sentit, amb el procés d’implementació de l’administració electrònica, de l’augment de la digitalització de documentació històrica i la necessitat de revisar i actualitzar les eines actuals de gestió i de treball de l’Arxiu Municipal, s’ha fet necessari plantejar la incorporació de nous elements a nivell de gestió de documents i arxiu que donin resposta als reptes actuals de l’Ajuntament de Calvià quant a preservació i accés a la informació, ara i en el futur, i el que això comporta. A més, l'existència d'un arxiu únic és una obligació normativa vigent (Llei Orgànica 39/2015, d’1 d'octubre del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques).
Amb tot això, l’Arxiu Municipal de Calvià comptarà a partir d’aquest 2023 amb una eina d’arxiu electrònic per a donar resposta a les demandes dels ciutadans i del personal intern, i proporcionar així tota la informació electrònica i/o digitalitzada de manera telemàtica, de manera senzilla, còmode i ràpida.

 

Renovació d'equipaments
Des de fa alguns anys, l'Arxiu Municipal de Calvià renova anualment els equipaments tecnològics del departament. L'objectiu de tot aquest procés és millorar les condicions dels treballadors municipals de l'àrea, i millorar l'experiència que rep la ciutadania alhora de consultar els nostres fons. Actualment l'Arxiu Municipal conta amb dos monitors de grans dimensions i un lloc de treball per a la consulta de plànols físics de grans dimensions.
 
És destacable també l'adquisició d'equipaments totalment nou aquest any 2023, gràcies a la subvenció rebuda per part del Consell de Mallorca en el marc de la Convocatòria de subvencions 2023 d'inversions municipals per a equipaments culturals i festes d'interès cultural. Gràcies a aquesta subvenció s'ha pogut invertir en un nou Plotter escàner (per facilitar així les digitalitzacions de plànols de grans dimensions que no es trobaven digitalitzats); un ordinador portàtil, telèfons portàtils, un monitor i discs durs nous (per facilitar la tasca diària dels treballadors municipals en el compliment de les seves funcions); un deshumidificador industrial (per poder regular la temperatura dels nostres fons físics); i una nova taula de grans dimensions (per crear un nou lloc de consulta de plànols de grans dimensions a la sala de consultes de l'Arxiu). 
 
 
 
Informació revisada: setembre 2023